Automatischer Versand von Auftragsbestätigungs- und Liefermahnungen aus proALPHA

Ihre Herausforderung

Die Möglichkeit, Lieferanten bei fehlenden Auftragsbestätigungen und bei fehlenden Lieferungen zu mahnen, ist in den vorhandenen proALPHA-Versionen nicht sonderlich komfortabel.

Auch das Standardmodul „elektronischer Belegversand“ (ab Version 7.1) berücksichtigt den Versand dieser Belege nicht.

So kostet es die Mitarbeiter des Einkaufs viel Zeit, sich regelmäßig um dieses Thema zu kümmern.

Unsere Lösung

Einmal eingerichtet, versendet unser Programm vollautomatisch AB-Mahnungen und/oder Liefermahnungen im Nachtlauf an ausgewählte Lieferanten, ohne dass der Einkauf hier etwas tun muss.

Funktionsweise:

Über eine in der Windows-Aufgabenplanung hinterlegte Applikation werden die zu mahnenden Bestellungen ermittelt. Bei der Ermittlung der Arbeitstage wird der zentrale Betriebskalender in proALPHA berücksichtigt.
Es startet eine E-Mailadressfindung, um die jeweilige E-Mailadresse zu ermitteln.
Im Hintergrund werden über SMTP Mails generiert. Die Mails basieren auf HTML-Vorlagen mit Platzhaltern, z.B. für die Bestellnummer.
Es wird je Bestellung eine E-Mail generiert.
Im Anschluss an den E-Mailversand werden die E-Mails im Dokumentenmanagementsystem (DMS) an der Bestellung archiviert.

Einstellungen:

In einer XML-Datei werden neben technischen Konfigurationen einmalig diverse Einstellungen festgelegt:
- In einer XML-Datei werden neben technischen Konfigurationen einmalig diverse Einstellungen festgelegt:
- Versandtag, z.B. AB-Mahnung am Tag 3, 7 und 10 nach Bestelldatum
- Liefermahnung am Tag 1,2,3,4,5... nach Lieferdatum.
- Absender E-Mailadresse
- Blindcopy-E-Mailadresse
- proALPHA-Umgebung (Echt, Test, Test2)
- SMTP - Zugangsdaten
- u.a.

Ob ein Lieferant gemahnt werden soll, kann über eine Merkmalsleiste je Lieferant sowohl für AB-Mahnung als auch für Liefermahnung festgelegt werden.
Für die Mahnungen können je Lieferant spezielle E-Mailadressen (Ansprechpartner) hinterlegt werden.

Technische Voraussetzungen:

Windows Betriebssystem (Die Installation erfolgt i.d.R. direkt auf dem proALPHA-Server)
ODBC-Zugriff auf proALPHA Daten (nur lesend)
SMTP – Mailanbindung
Systemzugriff durch unseren Entwickler